仕事をしていれば、誰もが「焦る」気持ちを経験したことがあるでしょう。
任された業務を仕上げる十分な時間がない、手一杯のところにさらに業務を頼まれる、など焦る理由はさまざま。焦ってしまったことがミスにつながり、さらに焦ることも。
できれば、何が起きても焦らず冷静に対処したいものです。
この記事では、焦ってしまう原因と焦ったときの対処法、そして、焦らないようにするための方法を紹介します
目次
仕事で焦る原因
仕事中、焦るようになってしまう原因には次のようなことが考えられます。
十分な準備ができていない
目標達成までの準備が不十分だと目標までの進捗業況が把握できません。そうすると途中で達成できないかもしれないと不安になり、焦ってしまいます。
必要な資料もその都度準備していては時間の無駄。締切までの時間をさらに圧迫してしまうでしょう。
業務に必要な準備が十分でないために、心に余裕がなくいつも焦っている状態になってしまうのです。
リスク管理ができていない
予期せぬトラブルの発生も焦る原因の1つ。トラブルを予想してその対応策の準備をしないと、パニック状態になってしまうでしょう。
例えば社内のシステムに障害が発生。半日PCが使えない状態になり、日程変更を余儀なくされるかもしれません。トラブルを想定していない日程で進めていると、期日になんとか間に合わせようと焦ります。
しかし多少のトラブルの発生を想定していれば、トラブルは想定内なので焦ることはありません。期日に間に合うよう日程に余裕を作っておけば、多少対応に時間がかかっても問題ないのです。
視野が狭い
目の前の自分の業務に集中しすぎると、焦ることがあります。集中して仕事をすることは素晴らしいことですが、集中しすぎると他の大切な情報を逃すかもしれません。
例えば目の前の業務に没頭しすぎて、その後のミーティングに使う資料の準備が間に合わなくなることもあります。
目の前の業務だけ見る狭い視野ではなく、その業務の全体像を見る広い視野が大切です。自分の仕事に集中しながらも、周囲の状況も意識できるようになりましょう。
自信が持てない
周囲の期待に応えたい気持ちが必要以上に強いことも、焦る原因になります。周囲からの期待に応えられるほどの実力は、自分にはないと思っていませんか。
「もっと早く仕事をしなければならない」
「もっと成果をあげなければならない」
こう思うと焦ってしまうのです。
例えば、会議の進行役としてスムーズな進行を心がけようとし過ぎて、早口になったり言い間違いが増えたりすることがあります。
周囲の期待に応えようとする姿勢はとても大切なこと。しかしありのままの自分の力で十分と思うことも大切です。周囲を気にしすぎて無理をすると心に余裕がなくなり焦ってしまうでしょう。
仕事で焦ってしまった時の対処法
実際焦ってしまったとき、どうしたらよいのでしょうか。
効果的なステップを紹介します。
Step1.自分の状態を認識する
焦ってしまったときは、まず「自分は今焦っている」と事実のみを意識しましょう。
「落ち着こう、落ち着こう」と自分に言い聞かせるのはNG。焦る気持ちは一層強まってしまいます。
「どうしよう、何をしたらよいのだろうか」という気持ちでいっぱいの時は、自分の気持ちを素直に受け入れることが大切なのです。「焦っている自分」を認識するだけで、心に少しだけ余裕が生まれます。
Step2.落ち着く
心に少し余裕が生まれたところで、自分を落ち着かせる方法を試してみましょう。
例えば深呼吸。大きく長く息を吐きだすことを意識します。数回深呼吸で効果が実感できるはずです。（参考：深呼吸によるストレス緩和効果 P3-260 深呼吸によるストレス緩和効果）
自分の席では落ち着かない場合、トイレなど他の場所に移動することも効果的。狭い場所が落ち着く人は、トイレの個室に数分間座って落ち着きましょう。
自動販売機で飲み物を買って、いつもより時間をかけてゆっくり飲むことも1つの方法です。自分に合った方法で焦った気持ちを落ち着かせましょう。
Step3.対処法を考える
焦った気持ちが落ち着いたら、焦りにつながった原因を探り、その対処法を考えます。
焦ったままでは考えられなかったことも、落ち着けば冷静に対処法を考えて実行に移せるでしょう。トラブルで圧迫された日程を見直し、もう一度集中して業務に取り組めます。
時には上司や先輩に、解決策を相談する必要もあるかもしれません。誠実に仕事をしようとする姿勢があれば、周囲は快く協力してくれるはず。焦りが原因となったミスを挽回しましょう。
仕事で焦らないようにするための対策
次に、すぐに焦らないようにするにはどうしたらよいのか、その方法を見ていきましょう。
タスク管理を徹底する
日頃からタスク管理を徹底するように心がけましょう。1日のタスクに優先順位をつけ、さらに時間配分を考えます。
自分が1日にできる仕事量を把握しておくと、タスク完了までの時間計算に役立つでしょう。タスク管理はすぐに身につくことではないため、習慣化しておくことが大切です。
関連【完全版】タスク管理の方法・コツを徹底解説！”仕事がデキる人”に近づこう発生しそうなトラブルを想定した計画を立てる
どんな仕事にもトラブルはつきもの。業務計画を立てるときはトラブルを想定しておきましょう。
起こり得るトラブルを想定し、その対処法も考えておきます。トラブルの対処にかかる時間も盛り込んでおく必要もあるでしょう。
どんなトラブルが起きても想定内であれば焦ることはありません。
メモを取る習慣をつける
業務を進めている最中に不明点が出てきたとき、メモがあれば自分で確認できて焦らずに済みます。
あやふやな記憶を頼りにしていると、作業中や提出後の思わぬ指摘に焦ることがあるかもしれません。指示された内容は、下記を意識して細かくメモを取っておきましょう。
・日付や時間は必ず記入する
・追記用の余白を十分にとっておく
・重要度がわかるように色分けする
メモを確認してもわからない場合には、そのメモをもとに速やかに質問するようにしましょう。前回の指示を正しく理解していることが相手にも伝わり、より丁寧なアドバイスを受けることができます。
自分が落ち着く方法を用意しておく
気持ちを落ち着かせる方法を決めておきましょう。焦ったときに役立つのはもちろんですが、業務に集中して取り組むためにも効果があります。
深呼吸や場所を移動して気分を変えるほか、脈や呼吸を使ったものもあります。
1分間の脈拍数や呼吸数を知っていますか。焦っている時は脈も呼吸も早くなっていますが、1分間時計を見ながら脈や呼吸の数を数えると次第にゆっくりになるのです。
平常心のときの脈拍数や呼吸数を知っておくと自分の落ち着き度がわかります。いつでも落ち着けるよう、自分に合った方法を決めておきましょう。
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焦っていると自分では冷静になれないときもあります。焦っている状況は、渦中の本人よりも周囲の方がわかるときもあるので、周囲のひとに声をかけてもらいましょう。
日頃から「よく焦ってしまうので、焦っている時は教えてください。」と周囲にお願いしておくと、相手の心理的負担を軽減することができます。
焦りがちな自分を周囲にわかってもらっていると安心感があり、周りも焦っていることを注意しても良いと安心できるのです。安心感がある環境は働きやすいですね。
まとめ
予期せぬ事態に焦ることは誰にでもあるでしょう。しかし、焦りがミスを発生し、さらに焦るという負のループは避けたいものです。
段取り八分
できるだけ細かい段取りで焦ることがないように心がけましょう。
