「自信をつけるために、資格でもとろうかな…」と思ったとき、通信講座のチラシを手に取ったことのある人は多いでしょう。そのなかでも、基本的なビジネスマナーを身につけられる秘書検定は人気の資格です。大学生のころに2級や3級を就職のために取得した人も多いのではないでしょうか。

しかしせっかく勉強するのなら、少し上級の準１級を狙ってみませんか？筆者は仕事と主婦業がある中で勉強し、合格しました。この記事では、当時の秘書検定準1級取得に向けた実際の勉強方法をご紹介します。

秘書検定とは

公益財団法人　実務機能検定協会が運営する検定です。秘書検定は3級・2級・準1級・1級と4段階で設定されています。

秘書検定は「秘書」と名がついているものの、人柄育成を方針としています。そのため秘書以外の仕事に就く人にも応用できる知識やマナー、良い印象を与えられるような対応方法を身に着けることができるのです。

実際に筆者は秘書として働いたことはありませんが、営業やカスタマーサポート、事務としての仕事において勉強して身に着けたことが役立っています。

合格すると、合格通知書と一緒にクレジットカードほどの大きさのプラスチック製の合格証が届きます。

秘書検定準1級取得で身につくもの

秘書検定準1級を取得して得られるものは、大きく分けて3つあります。順番にみていきましょう。

仕事やプライベートに役に立つ知識

敬語はもちろん、特に役に立つのは冠婚葬祭の知識です。社会人であれば、結婚式やお葬式への出席・参加の機会が増えます。子供ではないので、そつなく対応できないと恥ずかしい思いをしてしまうでしょう。あらかじめ知識やマナーが身についていると、当日も慌てずに対応できます。

筆者は受検した直後に結婚式やお葬式の予定が立て続けに入り、特にご祝儀やお香典の準備の時には、迷わず準備できる自分に驚き「勉強してよかった！」と思いました。

対応力

「後輩から相談をうけた。あなたならどうアドバイスする？」「上司の取引先担当者が約束より早く来た。どう対応する？」このような実際の仕事でも遭遇しがちなシーンに合わせた問題が出題されます。迷わず回答できるようになれば、仕事でも自然と対応できるようになるでしょう。

部下や後輩に関する問題は準1級ならでは。2級・3級では、上司やその取引先との関わり方について問われる問題がほとんどなのです。将来部下を持つかもしれないといった自分の仕事の影響範囲を考えると、準1級を取得することはメリットといえます。

自信

準1級から面接試験があります。筆者は今でも、秘書検定での面接試験は、恥ずかしい思いをしないように立ち居振る舞いを再確認できた機会だと思っています。筆者は新卒入社のときにビジネスマナーを身につけるための研修を十分に受けておらず、正しいマナーが身についているのか自信がありませんでした。

しかしこの資格を取得したとたん、自信を持って商談に臨めるようになったのです。面接で人に自分の振る舞いを評価され、それが認められることは大きな自信につながります。

なぜ秘書検定準1級を受検したのか

秘書になる予定もないのに、なぜ秘書検定、しかも準1級を受けるのか。私も最初は迷いましたが、受検する母集団のレベルが違うこと、面接試験があったことが決め手でした。

実は、準1級を受検する前に筆者は3級・2級を同時に受検し合格しました。この時すでに社会人になっていましたが、試験会場には大学生らしき年齢の人がたくさんいて、「就職活動のために受けるのかな？」という感想を強く抱いていました。

そのとき、ライバルは同世代以上という環境で挑戦してみたいという気持ちがわきました。準1級は大学生ではなく社会人の受検者が多いと聞き、迷わず受検を決めました。確かに、筆記試験の会場は大学生らしき受験生はあまりおらず、30代後半以上の方が多くとても驚いた記憶があります。近くの席には50代であろう人も座っていました。

更に、面接試験を通過することは難易度が高いと聞いていたので、自分の実力がどこまで通用するのか試してみたいという気持ちがありました。

そのほか、先の「秘書検定準1級取得で身につくもの」でもご紹介した「正しいビジネスマナーがついているか自信がなかった」という不安を解消したいという気持ちも理由の一つです。他人に評価されることで堂々と振舞いたいと考えていました。

秘書検定準1級合格のための勉強時間

2016年度の6月の試験を受検しました。筆記試験と実技試験、それぞれかけた勉強時間をご紹介します。申込から実技試験終了まで、かかった勉強時間は約3か月です。

筆記試験

4月に申込みと問題集購入を同時に済ませ、6月の筆記試験までの約2カ月を筆記試験対策としていました。ただ、毎日1日中勉強していたわけではなく、1日あたり1時間ほど。仕事から帰宅し、夕食を食べ終わってからの時間を勉強にあてていました。社会人として働いた経験があったため、新しく覚える必要のある知識はあまりなく、切羽詰まることなく進められました。

実技試験

秘書検定の実技試験は、筆記試験の約一か月後に行われます。筆記試験に無事合格したことを確認してから、約2週間ほど対策をしました。対策といっても筆記試験とは違い、新しい知識を頭に入れることはありません。実技試験でみられるポイントに合わせ、自分の振る舞いを正すことを常に意識していました。

秘書検定準1級合格のための勉強方法

筆記試験と実技試験で、それぞれご紹介します。

筆記試験の勉強法

問題集をとりあえず最後まで解いていました。全体のページ数から、試験日までの日数で等分して少しずつ取り組む方法がおすすめです。会社で働いてきた人なら、苦戦する問題は多くないでしょう。

それでもあまり覚えられないマナーや言い回しがある場合には、インターネット等で納得するまで調べるようにしていました。ただ、「この状況、あなたならどうする？」といった状況判断を求められる問題は、正直回答に悩んでしまうことも。

筆者がおすすめしたい方法は、この種類の問題を解く場合に、自分の上司や同僚、後輩を想像しながら取り組むことです。「こんなことを本当に上司に言ったら、どんな反応が返ってくるかな？」と考えていると、正解を選べるようになりました。

実技試験の勉強法

歩く姿勢、お辞儀、話し方を中心に評価されるので、感じの良い振る舞いを身につけることを意識して準備することをおすすめします。対策方法を紹介している本が書店にはたくさん置いてあるので、これを読んで練習してみましょう。

筆者がおすすめしたいのは、対策講座の参加です。お金がかかりますが、参加する価値があったと自信を持って言えます。普段からできていないと試験でも苦戦することが目に見えていたので、独学では難しいと感じて早い段階で参加を決めました。

実技試験への対策は、筆記試験への対策とは進め方が違います。マナーは頭に入っていても、それが身についているかをチェック・修正してもらえる機会は今までいなかったのではないでしょうか？

家で練習して夫に見られることを想像すると恥ずかしかったことも、受講の決め手でした。お金と時間に余裕があれば、ぜひ参加を検討してみてください。

そして対策講座が終わっても、教えてもらった振る舞いを普段も意識して行動していました。普段から自然と振舞えなければ、試験で十分に成果を発揮できないためです。

最後に

秘書検定準1級の受検を意識したとき、一瞬「面接、大変そうだな…」と思っていませんか？安心してください。筆者も実はそう思っていたことがありましたが、振る舞いが身についていれば怖くありません。

この記事が受検に今一度踏み出せずにいる人の背中を押すことができたら嬉しいです。思い立ったが吉日、早速申込をしてみませんか。インターネットで申込ができるので、まずは申込ページを開いてみるところからはじめてみましょう。