仕事でコミュニケーションが重要とは分かっているけれど、なかなかうまく出来ないと悩む人は多いのではないでしょうか。

このようなコミュニケーション能力が高い人を見ると羨ましく思いますよね。しかし、コミュニケーション能力を身につけるのは難しいことではありません。コミュニケーション能力は誰でも鍛えられる力なのです。

この記事ではコミュニケーション能力を深堀りし、その重要性を解説。誰でも簡単にできる鍛える方法を紹介しています。

コミュニケーション能力を高め、もっと仕事ができる人を目指しましょう。

コミュニケーション能力とは

コミュニケーションとは「意思疎通」のことなので、コミュニケーション能力とは「円滑に意思疎通する能力」と言えます。

ほとんど仕事が1人で完結するのではなく、多くの人が関わって遂行されていますね。そのため円滑なコミュニケーションは必要不可欠。

どんな仕事にも役立つ力、それがコミュニケーション能力です。

コミュニケーション能力が高い人というと「話すのが上手な人」というイメージがあるかもしれません。しかしコミュニケーション能力とは話すだけでなく3つの能力からなると言われています。

発信する力だけでなく、他人の情報を的確に受信する力もコミュニケーション能力には含まれるのです。

コミュニケーション能力の要素

コミュニケーション能力には以下の要素が含まれます。

傾聴力

傾聴とはただ聞くのではありません。全身を使って100％相手の話に向き合う姿勢です。傾聴力とは言葉だけでなく表情やしぐさといった非言語的情報からも相手が伝えたい情報を引き出し、理解する力。

傾聴すると相手は居心地が良くなるのでどんどん話してくれるようになります。それにより、相手のことがよくわかることで相手に合わせた発言ができるようになり、より円滑なコミュニケーションが進むのです。

傾聴力はコミュニケーションスキルの重要な鍵！メリット・身につける方法

洞察力

洞察力とは物事の背景にあるものを推測する力のこと。コミュニケーション能力のある人は会話をしながら言葉だけでなく表情や雰囲気を観察、言葉の裏にある真意を想像できるのです。

例えば一瞬の目の輝きを見逃すことなく相手の興味深い話をさらに広げていくように、さりげなく会話を相手に合わせた話へと変化させていきます。

洞察力を活かせば相手の機嫌を損ねることもなく、自分の伝えたいことも自然に話せるのです。

【洞察力とは】本質を見抜く！鍛える方法・洞察力がある人の特徴・仕事で活かされる場面

共感力

共感力とは相手の気持ちに寄り添う力のこと。コミュニケーションには共感も大切な要素です。

自分と同じ部分があるとわかると親しみを感じるもの。例えば出身地が同じと聞いただけで親近感を覚えたという経験を持つ人は多いでしょう。親しみを感じると不安な気持ちが軽減し会話がはずみやすくなります。

共感しながらコミュニケーションを取ることで、知り合って間もない頃から信頼され、仕事も円滑に進むでしょう。

【共感力とは】共感力で人間関係が上手くいく！日常でできるトレーニング方法を紹介

伝達力

伝達力は自分の言いたいことを思い通りに相手に伝える力のこと。

依頼した仕事の出来上がりが想像と違った経験はありませんか。相手の理解不足もミスの原因の1つかもしれませんが、大きな原因は伝え方。前置きや説明が長いと話のポイントが掴めません。

また聞き手に応じて伝え方を工夫する必要もあるでしょう。コミュニケーションには言いたいことを簡潔にまとめる力と内容が効果的に伝わる工夫、この2つが重要なのです。

適応力

適応力とは臨機応変に対応できる力。相手の様子や場の雰囲気を敏感に察知し、ふさわしいコミュニケーションをとることで人間関係も良好になります。

例えば同じ内容を提言するにも相手に合わせて表現や話の組み立てを工夫することでスムーズに業務を遂行させるでしょう。

要点だけを端的に提言されることを好む人もいれば、雑談に花を咲かせ気持ちが穏やかな状態になってから提言を切り出した方が効果的な人もいますね。

コミュニケーション能力には相手に合わせ臨機応変に会話を操る力も必要なのです。

【適応力とは】適応力のある人の特徴・身につける方法｜柔軟性・順応性との違いも紹介

コミュニケーション能力の重要性

コミュニケーション能力はなぜ大切なのでしょうか。それは次のようなメリットがあるからです。

生産性を上げられる

コミュニケーション能力が高いと情報共有がスムーズに行えます。そして確認作業が減り、正確に効率よく作業できるため、生産性が上がるのです。

またこまめに円滑なコミュニケーションをとることで仕事全体の進捗を全体で共有が可能に。

全員が仕事全体を理解するようになるので、問題が起きても早期に原因を発見でき、周囲と相談することで大きなトラブルに発展する前に適切に対処できるでしょう。

日頃からコミュニケーションをとっているとさまざまな部分での無駄が省かれ、成果が上がりやすくなるのです。

職場の雰囲気が良くなる

チームにコミュニケーション能力が高い人がいると雰囲気が良くなります。言葉足らずの人がいてもさりげなくフォローしたり、上手な喩えを挟んだりすることで、チーム全体のコミュニケーションをスムーズにしてくれるでしょう。

コミュニケーション能力の高い人の伝達の仕方を真似することでチーム全体のコミュニケーションスキルが上がることも期待できます。

良い職場環境は仕事へのモチベーション低下を防ぐので、チーム全体の仕事の成果も上がるでしょう。

信頼関係を構築できる

仕事で誰かに助けて欲しいとき、日頃から会話が少なく、何を考えているのかよく分からない人には頼みづらいですよね。信頼関係が築けていれば、そんなことはないでしょう。

コミュニケーション能力は、仕事をする上で必要な信頼関係の構築にも大きな役割を果たします。信頼関係を築くためにはまずお互いを理解しあうことが必要です。

コミュニケーション能力が高いと相手の情報を上手く引き出し、自分の情報も上手く伝えることができます。コミュニケーション能力がある人は相互理解を深めるのが上手なため、信頼関係が築きやすいのです。

自分の理解者が増える

コミュニケーションは互いの意思疎通ですから、自分の事は何も語らず、聞いてばかりでは成り立ちません。コミュニケーション能力が高い人は自分のこともさりげなく伝えています。

その日頃のコミュニケーションのおかげで自分が困った局面になったとしても、相手も自分のことを理解しどのように協力すべきか分かってもらえているので、何も言わなくてもすぐ手を差し伸べてもらえるのです。

自分に理解がある人が周りにいるのは仕事をするには大変心強いものですね。コミュニケーション能力があると、信頼関係を構築しようと努力しなくても自然と理解者が増えていくことも多いのです。

コミュニケーション能力が低い原因

｢コミュ障｣という言葉があるように、コミュニケーションがどうしても苦手という人もいます。診断される程ではなくてもコミュニケーション能力が低いのはなぜなのか、原因を探ってみましょう。

自分の価値観を主張し過ぎる

他人の価値観を認めることができず、自分の価値観を主張し過ぎるとコミュニケーションは上手くいきません。

コミュニケーションは互いの意思や情報を交換し共有すること。「それは絶対ない」「あり得ない」と相手の話に聞く耳を持たず自分の価値観を押しつけては相手は心を閉ざしてしまいます。

自分と異なる価値観でも、まずは相手の話を全て受け止めることがコミュニケーションの基本です。

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傾聴できない

傾聴できないこともコミュニケーション能力が低い原因の1つ。

相手が自分の伝えたいことを誤解していると気づいたら、相手の話を遮って訂正してしまうことはありませんか。あるいは相手の話を先読みして「わかる、わかる、〇〇だよね」と言ってしまうことがあるのではないでしょうか。

誰でも最後まで聞いてもらえないと不快になりますね。「どうせ話してもきちんと聞いてくれない」と不信感を与えてしまいます。傾聴はコミュニケーションの大切な要素です。

他人に興味がない

他人に興味が持てないことも上手くコミュニケーションを取れない原因になります。

｢この間、大変だったんです｣と言ってきた人に｢へぇ｣で答えたら会話はそこで終わり。｢大変だったかも知れないけれど、私には関係ないので聞きません｣と言っているようなものです。

大変だったと言ってきた人は、大変だった状況を話したいのでしょう。｢何があったの？｣と興味を持って質問すれば会話が続き、相手も満足。コミュニケーションには相手に興味を持つ姿勢も必要なのです。

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言語化が苦手である

自分の言いたいことを的確に言い表すことができないとコミュニケーションは上手くいきません。

締切に間に合わなかった原因を｢ちゃんとやっていましたが、なんだか時間がかかってしまって…｣と説明しても上司は許してくれないでしょう。｢データが予定のタイミングに揃わなかったので遅れてしまいました｣と自分の状況を具体的に言語化すると、理解されやすくなります。

言語化できる人はコミュニケーション能力も高いのです。

自分に自信がない

積極的にコミュニケーションをとれないのは自分に自信がないからかもしれません。

話を聞いて自分の意見を言おうとすると「こんなこと言ったら笑われるかも」という考えが浮かんで、言葉を飲み込んでしまった経験はありませんか。

過去に笑われて恥ずかしい思いをして自信を無くしてしまった人は二度と同じ思いはしたくないと考え、会話に混ざるのを躊躇してしまうでしょう。

しかし自分の考えを述べることは恥ずかしいことではありません。今までの経験を活かして言葉を上手に選び、相手に合わせた言い方に工夫して述べれば上手くいくでしょう。

「今の自分で良い」と自分で自分を認めてあげることがコミュニケーション能力を高めていきます。

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コミュニケーション能力の鍛え方

コミュニケーション能力は日々ちょっとしたことを気をつけ続ければ身についていくもの。すぐに実感できなくても諦めず続けていきましょう。

鍛える方法にはワークショップやセミナーに参加する方法もありますが、ここでは仕事をしながらさりげなくできる方法を紹介します。

傾聴を心がける

コミュニケーションは話す力と思う人も多いと思いますが、コミュニケーションの基本は傾聴、よく聞くことです。話すことが苦手でも、よく聞けば良いのならできそうと思いませんか。そのとおりです。聞けば良いのです。

傾聴されて嫌な気分になる人はいません。自分の話を聞いてくれる人には安心感を抱き、心を開きやすくなります。

話を聞く時は相手の話が終わるまで言葉を遮らず、表情を見ることがポイントです。表情を見るときは目を覗き込むように見るのではなく、顔全体の表情に目を向けるのがGOOD。

うなづいたり｢なるほど｣と相づちをうったりしながら聞くと相手に興味を持って聞いていることが伝わり、さらにコミュニケーションをとりやすくなるでしょう。

傾聴力はコミュニケーションスキルの重要な鍵！メリット・身につける方法

相手の背景を想像する

いつでも相手の背景を想像する習慣をつけましょう。自分と同じ人間はいないのです。自分の常識が誰にでも当てはまるとは限りません。

当たり前のことと思って話を進めていたら、何か話が食い違ってしまうのは相手の背景を無視した内容になっているからです。

特にこのような観点で相手の背景を想像することで、仕事上でのコミュニケーションがとりやすくなるでしょう。

相手の立場で話をする

話をする時には自分の言いたいように話すのではなく、聞く側の立場を考えながら話すようにしましょう。「相手が聞きたい事は何か」に焦点を合わせ、それが際立つように表情やしぐさを加えれば効果的に伝わります。

相手の話すスピード、声のトーンに合わせて話すことも大切。ミラーリング効果が得られ、安心してコミュニケーションを取ってもらえるでしょう。

また聞き手に判断を委ねるようなあいまいな表現はNG。誰もがわかるような具体的な数字を含めると誤解なくスムーズに会話が進みます。

質問する

上手に相手の情報を引き出す人は質問が上手。相手の話に興味を持って質問を投げかけ、会話を続けられます。

質問するにはまず相手の話をよく聞くこと。そして「こんな事、聞いたら悪いかな？」という不安に負けずに勇気を出しましょう。相手の話がまとまっていなくても、質問すれば要点をまとめる事もできます。

また質問することには相手の情報を引き出すだけでなく、その場にいながら話に加わりにくい人を交える効果も。

「それってこの間〇〇さんが言っていたお店の近くですよね」と質問の内容を工夫することで、その場にいる全員が参加できる会話に発展させることができ全体のコミュニケーションが活発化するのです。

相手の表情を見て話す

話を聞いてもらいたい時は、聞いて欲しい人の表情を見るようにしましょう。よく「聞く人の目を見て話す」と言いますが、目を見る必要はありません。

目を見るという仕草は「本心を伝えない」というボディーランゲージになりかねないので注意が必要なのです。聞いている人の頭部全体をぼやっと見る程度で十分。

このような視線の動きは聞き手に不安を与えるので気をつけましょう。

まとめ

社会に出てよく耳にするようになる「コミュニケーション能力」という言葉ですが、本当は誰でも子供のころから練習してきています。

全てコミュニケーション能力を高める方法。高めることは決して難しいことではないのです。

子供のころから先生方に教えてもらってきたことを、もう一度、思い出して実践してみましょう。