会社には慣れてきたものの、どことなく仕事をうまく進められていない方も多いでしょう。このご時世、効率よく仕事がデキるかどうかは最重要問題。働き方改革の影響もあって一昔前のように「遅くまで会社で働いている＝頑張っている」という時代ではありません。

しかし才能や経験に限らず、どんな人でもコツさえつかめば効率を上げることができるのです。

本記事では、社会人6年間に試行錯誤した筆者の経験も踏まえながら、「効率よく仕事ができない原因」と「効率化する方法」をまとめました。

効率よく仕事ができない理由

効率良く仕事ができない理由を、自分と照らし合わせてみましょう。

ゴールを見据えて仕事をしていない

仕事が遅い人に共通する特徴の一つが、ゴール・成果物を考えていないことです。あなたも上司や先輩、取引先からの仕事の依頼があった時、何一つ疑問も浮かばなかったのなら要注意。

このように質問を出さないまま相手が求める成果物を出すのは、ほぼ不可能だからです。

仕事が早い人・効率的な人は「いつまで・誰に・どのように」等の5W1Hや、言葉の解釈を合わせるところから仕事を進めます。やり直しがなくなるので、どんな人でもこれが効率化の第一歩と言えるでしょう。

マルチタスクで進めようとしている

仕事をテキパキしている人を見るとなんとなく「ああ、マルチタスクが得意な人なんだなぁ。羨ましいなぁ。」と思いがちです。

しかしそれはただシングルタスクの処理速度が速いだけ。基本的に人間はマルチタスクは向いておらず、シングルタスクこそが最適な作りになっています。

マイクロソフトの研究でも、マルチタスクによって集中力が40％も低下するという結果が出ています。

参考論文：『A Diary Study of Task Switching and Interruptions』

もしあなたが仕事をどんどん引き受けて並行的に処理しようとしているなら、それは即刻やめるべきです。

単純に時間への意識が低くスピードが遅い

前述した通り、仕事が早い人は一つ一つの仕事の処理速度が圧倒的に早いケースが多いです。
それはブラインドタッチやエクセルのショートカットなどを習得している他に、以下のような理由があります。

「面倒くさい」ことに感度が高いので、できるだけ楽に進めるために、作業の流れや仕組みに対して個人レベルで効率化し、組織単位で改善提案ができるのです。

「どんな仕事でも一生懸命取り組みます！」というのは素晴らしい心持ちですが、ずっと残業しているわけにもいきません。

まずは技術や知識の基礎を底上げすること、そしてどのように早く終わらせるか考えることを大事に考えていきましょう。

仕事で効率を上げる方法

それでは実際にどうやって効率的に仕事をしていけばいいのかを見ていきましょう。

スマホを見ない時間を作る

もはや仕事にも欠かせない存在になったスマートフォン。その一方でスマホは“効率的＝集中”における最大の敵でもあります。メール・電話・チャット、ありとあらゆる通知がこの一台にまとまっているからです。

実際に研究でもスマホの通知は集中力に悪影響を与えるという結果も出ています。

参考：NEXT SAPIENS 【警告】たった1秒のスマホ通知が集中力を著しく低下させる

もしあなたが効率的に仕事に取り組むべき仕事があるならば、その時間はスマホを見えない範囲に置きましょう。
その仕事が終えた後や一区切りついたタイミングで確認する方が効率的です。

デジタルウェルビーイングとは｜スマホとの心地よい距離を知ろう【実践方法】

リフレッシュタイムを作る

仕事が早い人は適度に休んでいます。

そもそも人間の集中力は長く持ちません。集中と休憩の反復を行うことで、質の良い仕事を継続的に行えるのです。

では、どれくらいのペースでやるべきか。オススメは起業家兼作家のフランチェスコ・シリオ氏が考案している、「25分間の作業時間と5分間の小休憩」というペース。

ただの時間管理サイクルではないこのテクニックの詳細は、参考リンクを貼っておきますのでお時間ある方はぜひご覧ください。

参考：NEXT SAPIENS 【保存版】ポモドーロテクニックの全まとめ！集中力を高める時間管理術とは？

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昼寝をする

「不真面目か！」と思われそうですがいたって大真面目です。

そもそもどれだけ真摯に仕事と向き合っても、眠いものは眠い。人間だもの。「眠い」と思いながら仕事をして集中力が下がるのなら、いっそ少し寝た方が切り替えもできます。

実際、あのNASAの研究でも昼寝（積極的仮眠）を26分とったことで認知能力・注意力の向上が見られたとされているのです。

「寝ないで辛いと思いながら取り組むのが仕事なんだよ！」という時代はすでに太古の昔。仕事は何時間働くかではなく、どれだけ良い仕事をしたかで評価されるもの。結果のために昼寝をするなら、素晴らしい話ではありませんか。

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自分で期限を設定する

これは私自身よくあるテクニック。意外と仕事をしていて「いつまで」ありきの仕事って少ないのではないでしょうか。

この時、「あ、これ今日中の必然性はないな。」と思ったのです。（本当にある場合もあるので一概には言えませんが）

その時から、「いつまでですか？」をやめるようにしました。

このように、自分のスケジュールに合わせて決めてしまうのです。

宿題は、「やれ」と言われるからやりたくなくなる理論と一緒です。自分から期限を設定＝自発的に動いていくことで、モチベーションの維持にもつながります。

引き継ぐつもりで取り組む

そもそも行きあたりばったりで仕事をするから、効率化ができないのです。最初から「次からは人にやらせる」つもりでやってみましょう。

その時考えなくてはいけないのが「自分じゃない人でも、できる方法に落とし込む」ということ。それはつまり仕組み作りです。

“仕組みができる＝作業工程がある”ので、それぞれをさらに効率化する、不要な部分はカットする、という目線になります。このように見直していくと、あっという間に終わります。実際に引き継ぎを行う時も楽です。

余談ですが、このスキルはマネージャーにも必須なので、上司に「この人は業務を体系化できるな」と思わせることができれば評価も上がるでしょう。

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早く帰らないといけない理由を作る

想像したらわかりやすいのですが、仕事終わりに約束がある日は「仕事を早く終わらせよう」という気持ちになりますよね。何か目的があれば本気で仕事を片付けるパワーが働きます。

逆に遅くまで仕事していることに慣れてしまうと、「〇〇があるから帰らなきゃ！」という思考・エネルギーはどんどん薄くなり、悪循環に陥ってしまいます。

定期的に早く帰る理由がある日をセットしましょう。例えば「毎週水曜は映画を観に行く」「イベントに行って社外から情報を集める」など。

仕事もプライベートもメリハリがつくでしょう。

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サボるために本気でやる

最後に私の先輩が言っていたセリフをご紹介させていただきます。

新卒時代お世話になった先輩は、とにかく仕事が早い人でした。営業でさらにExcel、Accessを鬼のように使いこなし、どんな業務も一瞬で終わらせる人だったのです。

「学生時代にPCでの作業をやっていたわけでもないのに、なぜそんなスキルがあるのか」尋ねてみると、

と言われて、雷に打たれたかのような衝撃を受けたのを今でも覚えています。

その時、効率的に仕事をするための本質が垣間見えた気がしたのです。ここまできたら、サボるのは良いことなのではないかと思えたくらいでした。

少し話は戻りますが、仕事が好きで好きでたまらない人は効率的をあまり考えなくても、気づいたら効率化する方法が浮かぶので、気にしなくて良いでしょう。

しかし「サボるために本気」との思考は、仕事が好きではない人でも使える最強の思想なのです。

ぜひ効率的に仕事をするために、日々本気で勉強していきましょう。サボりも悪ではありません。結果のために仕事をする、という意識を忘れずに。