「知識を体系化する」
「体系化できる能力を身につける」
「体系化」、言葉は聞いたことがあっても曖昧な意味しか知らない人が多いのではないでしょうか。
今回は、体系化とは何なのか詳しく解説していきます。
この記事を読めば、体系化の意味だけでなく体系化することのやり方やメリットも理解でき、仕事でも活かせるようになるはずです。
目次
「体系化」とは
体系化とは、もともとバラバラだったものを関連付け、分かりやすくまとめることです。
そもそも体系化とは、名詞の「体系」に接尾詞「化」がついた言葉。
体系とは、個々のものを秩序づけて統一した組織の全体。矛盾のないようにまとめられたものごとの全体。
化とは、主に漢語の名詞に付いて、そういう物、事、状態に変える、または変わるという意を表す。
この2つの意味を組み合わせて、体系化とは、個々のものを秩序づけて統一する行為を指すのです。
【「体系化」の例文】
・体系化されたノウハウ
・情報を体系化する
・知識の体系化
「体系化」の具体例
体系化されたものの例として、分かりやすいものだと辞書や教科書が挙げられるでしょう。
・辞書、辞典
膨大な量の言葉が50音順という規則に従って体系化されている
・教科書
知識が分かりやすくなるように体系化されている
この他にも、体系化されているものは業務マニュアルやレシピなど身近にたくさんあります。
「体系化」の重要性
「体系化」の重要性は、近年高まっています。
転職が当たり前になり人材の流動化が進み、1人1人の持つ情報やノウハウが企業に蓄積されにくくなっている現代。
企業は働く人が変わっても生産性を一定に保つために、働く上での知識やノウハウの体系化に力を入れているのです。
「体系化」のメリット
知識やノウハウを体系化すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。
誰でも同じことができるようになる
業務マニュアルや料理のレシピなど、やり方や必要な材料・スキルが体系化されていると、誰でも同じようなことができるようになります。
大手チェーンのファミリーレストランも料理を作る工程を体系化しているからこそ、私たちはいつでもどこでも変わらない美味しい料理を食べることができるのです。
例え最近入ったばかりのアルバイトが作っていたとしても、それは私たちには分かりません。
業務の属人化を防ぐために、ノウハウや情報を体系化することはとても大切なのです。
効率アップする
体系化することは、効率アップにも役立ちます。
辞書は50音に従えば、時間をかけず簡単に言葉を調べられますよね。
レシピ通り料理を作れば、余計な調味料を入れたり、無駄な味見や加熱をする必要はありません。
このように体系化されているということは、すでに無駄なものが省かれているということ。その通りに物事を進めれば、無駄な時間をかけずに済むのです。
評価しやすい
しっかりと体系化された業務マニュアルがあると、評価がしやすくなります。
例えば人事評価の場合。業務マニュアルとその人のスキルを照らし合わせれば、その人がどのレベルにいるのかは一目瞭然です。
チームでプロジェクトを進めている場合も、プロジェクトを進める時用のマニュアルがあれば、自分たちの今の段階が明確になり、これまでの成果やこれからの見通しも分かりやすくなるでしょう。
体系化する方法
知識や情報を体系化する具体的な方法を紹介します。分かりやすく、チーズケーキのレシピを作成する場合で考えていきましょう。
Step1.目的を明確にする
目的が曖昧だと無駄な時間や労力をかけてしまったり、最終的に想像と違う形になったりします。
・何の情報/ノウハウの体系化なのか？
・なぜ体系化が必要なのか？
・どんな時に使われるものか？
・どこで使われるものか？
・誰に使われるものか？
このように自分の頭の中で問いかけ、目的を具体的にしていきましょう。
【チーズケーキのレシピを作成する場合】
良い例）1人暮らしの人でも簡単に電子レンジで作れるニューヨークチーズケーキのレシピを作成する
ターゲットが明確で、この時点で使う道具が絞れていてゴールも明確である。情報のまとめ方も「簡単に」とあることでイメージできる。
悪い例）チーズケーキのレシピを作成する
チーズケーキにもさまざまな種類があり、1つの種類でも作成方法は複数ある。これでは必要以上に情報収集してしまったり、思い描いていたゴールに辿り着けなかったりする可能性がある。
Step2.必要な情報は何かを考える
目的に合わせて、どんな情報が必要かを考えます。また、あわせて不必要な情報も把握しておくと無駄な労力を使わずに済むでしょう。
【チーズケーキのレシピを作成する場合】
例）
・チーズケーキのレシピに必要な情報
必要な道具、作業工程、作るコツ、材料、かかる時間、出来上がりの写真など
・チーズケーキのレシピに不必要な情報
チーズケーキの歴史、他のチーズケーキの種類など
Step3.情報を収集する
体系化する際に最も重要なのが、情報収集です。ここで抜け漏れがあれば、それは体系化されたものとは言えません。
効率良く進めるために、最初に情報収集にどのくらい時間を割くのか、何で情報収集するのかなど計画を立ててから始めましょう。
情報収集の際は、情報だけではなく情報源も合わせてメモしておくことで、見直しがしやすくなります。
【チーズケーキのレシピを作成する場合】
例）情報収集の方法
・ネットで既存のレシピを調べる
・書店で市販のレシピ本を調べる
・調べたレシピで実際に作ってみる
・どのレシピが一番美味しいか検討する など
Step4.目的によって情報を整理する
情報収集が終わったら、次はその情報の整理を行います。類似した情報ごとに分類したり、順序良く並べ替えたりしましょう。
情報を整理するときに大切なのが、Step1で決めた目的です。
目的の沿った形式やスタイルで情報をまとめていくことで、理想の形に近づくはずです。
【チーズケーキのレシピを作成する場合】
例）
・順序良く情報を並べる
・細かく丁寧に説明する
・難しい言葉は使わない など
Step5.定期的にアップデートする
体系化された情報は、定期的に見直しアップデートします。
辞書や教科書も、数年ごとに情報が更新されていますよね。今使えない情報は体系化されていても意味はありません。
定期的に見直して、常に最新の状態を保ちましょう。
【チーズケーキのレシピを作成する場合】
例）チーズケーキのレシピの場合
・偶然、もっと美味しいレシピを見つけたため、そちらに変更する
・何回も作っているうちに付け足した方が良い工程を見つけた など
体系化する時の注意点
体系化する時の注意点を紹介します。
時間や労力がかかる
目的設定や情報収集、情報整理など、体系化にはまとまった時間や労力が必要です。
業務マニュアルを作成する場合は片手間でやるのではなく、そのための時間をしっかり取って取り組みましょう。
向上心・探求心がなくなる
一度体系化されると「それが正解だ」と思い込み、さらに調べたり、「本当に正しいのか」と疑ったりしなくなります。
しかし、体系化されたものが全てではありません。人間の手で行ったものなら間違っていたり、抜け漏れがあったりする可能性があります。
もしかしたら他に良い情報や方法があるかもしれないのです。
体系化されていたとしても、「もっと良い方法はないか」「この情報は合っているのか」と質を向上する意識は忘れないようにしましょう。
仕事以外でも活かせる「体系化」
体系化は、仕事以外の日常生活でも活かせます。一度体系化してしまえば、とても便利なものばかりなので、ぜひ参考にしてみてください。
家事を体系化する
特におすすめなのが、掃除や洗濯などの家事の体系化です。
家事の工程やそれに必要な道具などを一通り、ノートに体系化しておけば、いつも担当している人が家にいなくても代わりに他の人がそのノートを見て行うことができます。
趣味を体系化
映画鑑賞やキャンプなど自分の趣味に関する情報やノウハウを体系化しておくのも良いでしょう。他の人に教えるのも楽になりますし、なにより自分の良い思い出になります。
InstagramやTwitterなどのSNSやブログにまとめれば、同じ趣味の仲間が集まってきたり、仲の良い友達が興味を持ってくれたりするはずです。
また長年の経験から得られる情報や知識は、とても価値があるもの。書籍化の声がかかったり、専門ブログとして収益化が可能になるかもしれません。
家庭の味を体系化
肉じゃがや唐揚げ、卵焼きなどふと食べたくなる自分の家ならではの味ってありますよね。
そのレシピも体系化して文字に起こせば、離れていても自分で作って味わうことができます。
毎日の服選びを体系化
気分や天候に合わせて、色や素材の組み合わせやコーディネートを決めて体系化しておくのもおすすめです。
毎朝、服装選びに悩む時間が減らせます。
ぜひ朝の時間を有効活用したいという人はぜひ取り入れてみてください。
