「急用ができて欠席の連絡しなければいけなくなった…」
「どんな風に連絡をすれば関係が保てるんだろう？」

会議の欠席を伝える際の電話やメール、不安でドキドキしますよね。

今回は会議の欠席の理由を伝える際に大事なポイントや具体例などを紹介していきます。この記事に書かれていることを参考にすれば、きっと上司との関係も良好に保てるはずですですので、ぜひ試してみてください。

失礼にならない会議の欠席理由の伝え方

入社して間もないと、目上の人が多いため、会議の欠席連絡を入れづらいですよね。「怒らせてしまうかも…」と考え、連絡するのが怖いと感じているかもしれません。

しかし連絡を入れる際に大事なポイントをしっかりと抑えておけば、上司との関係を壊さずに欠席することが可能です。それでは下記にて、欠席の理由を伝える際に大事なポイント3つを紹介していきます。

１．欠席することになった時点で伝える

欠席になることが決まったらなるべく早く連絡をいれましょう。ここが一番重要です。

あなたが欠席することによって、本来必要ではなかった準備や対応が生まれることもあります。例えば会議で報告しなければいけないことや、あなたが担当している仕事の引継ぎなどが考えられるでしょう。当日、上司があなたに任せようとしていた仕事もあるかもしれません。

「なんだか気まずくて中々言い出せない…」という気持ちはあると思いますが、連絡が遅れれば遅れるほど、その気持ちは強くなるだけ。できるだけ早く連絡しておくことで、他の人の仕事の負担が減ります。遅くなることで良くなることは何一つ無いと言っても過言ではありません。

２．可能であれば口頭で欠席理由を伝える

事故で声を出せる状況ではない、また片時も電話できる時間が取れない。このような状況でもない場合、メールではなく口頭で欠席の理由を伝えるようにしましょう。メールでの報告は、適当で冷たいという印象を与えてしまう危険性があるからです。

「怒られそうでこわい…」と思う人もいるかもしれません。しかし事前に伝えられていた会議を欠席するとなると、少なからずあなたにも非があるはずです。口頭での報告であれば、反省と誠意の気持ちが伝わりやすく、上司が許してくれる可能性も高くなります。

メールだと聞きたいことがある際、文字を打って返信しなければいけないという手間を上司に作らせてしまいます。電話であれば、短い時間で要件を済ますことができますよね。

電話で報告した後はメールでも必ず一報いれておきましょう。これをするだけでも印象がかなり変わります。他の社員への共有にもなるので、忘れないように電話を切ったらすぐにメール作成をするようにしましょう。

３．後日、欠席したことを改めて謝罪する

欠席の理由を電話とメールで伝えていたとしても、後日改めて口頭で謝罪しましょう。他の会社の人を交えた会議であれば、その人に対する連絡も忘れずに。そのような一手間があなたの印象をより良いものにしてくれます。

他の会社の人がいる場合、冒頭でお会いしたかったこと、また機会があれば必ず行くという意思を伝えるとなお良いです（具体例は下記で紹介）。

面倒な作業ではありますが、ビジネスにおいて、誠実・丁寧な印象を持ってもらうのはとても重要なこと。相手に「欠席した人」というイメージだけを残さないようにしましょう。

欠席理由を伝える際の２つの注意点

実際に連絡をするとなると「怒られるのではないか」「ダメと言われるのではないか」などと考えてしまい、不安になってしまいますよね。

そこで、下記にて不安が少しでも和らげられるよう、注意点と具体的なメール文の内容を紹介していきます。下記の注意点を抑えておけば、翌日会社に行く際の不安な気持ちが軽減されるはずです。ぜひ、参考にしてみてください。

１．事前に相談をしておく

休むことがあらかじめ決まっている場合は、上司に前もって相談しておくと良いです。理由は下記のようになります。

なににおいても、早めに報告しておくというのが一番。事前に言っておくことで、当日休むことで生まれてしまう負担をあらかじめ軽くすることもできます。前もって休んだ際の対策をしておけるというのは、自分にとっても、上司にとっても良いことなのです。

体調不良である場合も前日のうちに「悪化して休む可能性がある」という旨をあらかじめ伝えておきましょう。直属の上司に報告するのがどうしても怖いという場合は、他の仲が良い上司に相談してみると良いかもしれません。

上司によっては、電話を嫌がるという人もいますし、メールは絶対にNGだということもあります。関係を壊すのが怖いという人は、そういったクッションを挟んでみると良いでしょう。

２．メールで誠意と謝罪の気持ちを表す

電話での報告がしたくても、電話番号を知らずできないということもあるかもしれません。

そこで、下記に欠席をする際に送るメールの具体例を紹介します。

メール作成の際のポイントは下記の通りです。

上記のポイントを守っていれば、具体例の内容と違っても相手に与える印象は緩和されるはずです。誠意と謝罪の気持ちを自分なりに伝えることを意識してください。

メールが完成したら最低でも3回は読み直しましょう。そういった丁寧な行動が、相手に誠意を伝えるということにも繋がります。

まとめ

欠席の連絡をする際の注意点やポイントについて紹介してきました。

謝罪の連絡をする際に最も重要なのは、相手に連絡する早さ。もしあなたが今会議を欠席しなければならない状況なら、上記で紹介した具体例などを利用し、早速連絡してみてください。誠実に丁寧に対応すれば、相手も理解してくれるでしょう。