退職する際はお世話になった関係者にきちんと挨拶するのがマナー。対面が難しければメールでの挨拶でも良いですが、メールの書き方は注意が必要です。

退職メールに失礼があれば、最後の最後に「非常識な人」という印象を残してしまうことに・・・。

そこで今回は退職メールの基本的なマナーや注意点を、社内・社外・上司向けに分けてそれぞれ解説します。紹介する例文も参考に、失礼のない気持ちのこもった退職メールを送りましょう。

社内向け退職メールのポイント

もっとも身近でお世話になった社内の人たち。親しい先輩や同僚とは、退職しても個人的なお付き合いが続くかもしれません。

できる限り対面で挨拶したいところですが、どうしても難しい場合はメールでこれまでの感謝の気持ちを伝えましょう。社内向けの退職メールのマナー・ポイントを以下でご紹介します。

メールは最終出社日に送る

社内では最終出社日よりもかなり前から退職が周知されるケースも多くあります。ただ退職の挨拶メールは周知された直後でなく、あくまで最終出社日に送るのがマナー。

最終出社日まで日にちがあるにも関わらず早々に退職の挨拶をするのは「まだ職務が残っているのに気持ちが退社に向いている」と思われかねません。

社内への挨拶メールは「最後の挨拶」の意味合いが強いですから、最終出社日の定時1時間前～退職後を目途に送るのが良いでしょう。

一斉送信するメールはシンプルに

退社の挨拶メールは一斉送信でも失礼にはあたりません。社内関係者が大人数になる場合は、一斉送信で挨拶メールを送っても良いでしょう。

その場合誰が読んでも違和感が無いよう、ごくシンプルな内容にするのがベスト。退職理由などは細かく書かず、これまでお世話になったお礼を端的に伝えましょう。

メールの件名も「退職のご挨拶（氏名）」などシンプルでわかりやすいものすれば、普段あまりやりとりがない人でも目に留めてもらいやすくなります。

bccを利用する

一斉送信する場合は送信した人にその他の送信先を知られない「bcc」を利用するのがマナー。いくら社内とはいえ、勝手にメールアドレスをさらされることに抵抗感がある人もいるものです。

宛先の「to」欄に自分のメールアドレスを設定すれば、送信した相手がそのメールに返信しても他に内容が漏れることもありません。

社内向け退職メールの例文

社内向けメールはお世話になったお礼をシンプルに伝えます。会社で得た経験を次に活かしたいなどの内容を記載すると前向きに感じられ好印象です。

社内向けメールにおいては、引継ぎ後もやりとりが発生する可能性もあるので、個人の連絡先を記載しておいても良いでしょう。

社外向け退職メールのポイント

社外の人への挨拶メールとなると、社内向けとはまた勝手が違ってきます。

社内向けは「最後の挨拶」が主目的でした。一方、自身が退社した後も会社としての取引が続く社外向けの場合、相手に安心してもらうことが重要になります。そのためにも以下のポイントを抑えておきましょう。

退職が決まったら早めに知らせる

社外への退職の連絡はできるだけ早めにしましょう。

退職ギリギリで連絡すると「今後のやりとりは誰とすればよいのか」と混乱を招き、「無責任な人」との印象を持たれてしまいます。それが会社の信用問題につながることもあるでしょう。

社外に対しては退職の2～3週間前には連絡し、退職日もきちんと伝えましょう。

後任や引継ぎについて明記する

社内向けの挨拶メールはごくシンプルでも良いですが、社外向けメールの場合、これまでの御礼のみというわけにいきません。後任や引継ぎに関しても詳細に明記しましょう。

社外向けで何よりも大切なのは、今後のやりとりについて不安を抱かせないことです。可能であれば後日後任の社員と挨拶に伺う予定を組み、その旨もメールに記載できると理想的です。

転職先や個人的な連絡先は記載しない

社内向けのメールに個人的な連絡先を記載するのは問題ありませんが、社外向けは記載しない方が無難。社外向けはあくまでビジネス上の挨拶メールです。

個人的な連絡先や転職先、転職理由といったプライベートに触れすぎるのは適切な距離感とはいえず、不信感を招きかねません。

社外向け退職メールの例文

社外に送る際は、件名の後に自身の会社名と氏名を記入しましょう。後任者の名前や今後の動きも忘れずに記載してください。

上司向け退職メールのポイント

直属の上司など、特にお世話になった人への挨拶メールは欠かせません。その際も気をつけたいマナーがあります。上司向けメールのポイントを確認しておきましょう。

一斉送信でなく個別で送信する

上司への挨拶メールを他の大勢の社員と合わせ一斉送信で送るのはおすすめできません。マナー違反とまではいきませんが、せっかくの感謝の気持ちが伝わりづらくなってしまいます。

人によっては気を悪くしてしまうことも。お世話になったからこそ、きちんと個別でメールを送りましょう。

挨拶がメールになったことを詫びる一文を添える

上司への挨拶はメールとは別に直接御礼を伝えるのが理想。「改まった場面でメールのみの挨拶は不適切」と考える上司もいないとは限りません。

どうしてもその機会をつくるのが難しい場合は、挨拶メールに直接挨拶ができなかったお詫びの一文を添えましょう。それだけでも気遣いの気持ちが伝わります。

エピソードを盛り込むと印象深くなる

身近な上司へはその上司とのエピソードや思い出話を盛り込むと印象深いものになります。といっても、ネガティブなものはいけません。

上司に感謝の気持ちを強く感じたエピソードや、上司の姿から学んだことなどを丁寧に書きましょう。

上司向け退職メールの例文

上司へのメールは多少長くなっても感謝の気持ちをしっかり伝えましょう。本文の頭には上司の個人名を宛先として記載してください。

退職メールの返信はどうすればいい？

自身が退職する際の挨拶メールも書き方に迷ってしまうものですが、挨拶メールを受け取った場合も返信の仕方に戸惑ってしまいますよね。特にそれほど関わりがなかった人からのメールでは、何を返したら良いのか考えてしまうのではないでしょうか。

実は送られた退職メールへの返信は必須ではありません。懇意にしていた人以外は特に返信しなくても問題ないでしょう。

返信する場合はこれまでの御礼や退職を惜しむ気持ちを記載します。ネガティブな言葉は避け、相手が気持ち良く退職できる言葉選びを心がけてください。

まとめ

お世話になった人へ感謝の気持ちを示す退職時の挨拶メール。それとともに最後の自分の印象を左右するのも挨拶メールです。

「どうせ辞めるのだから」とおざなりにするような人は、社会人として信用されません。

一方で、最後まできちんと責任を果たし、感謝の気持ちを丁寧に伝えられる人とは誰もが「また一緒に働きたい」と思うもの。

人とのつながりを大切にし、マナーに沿った気持ちの良い挨拶で締めくくりましょう。